• Eine PDF-Rechnung ist gemäß EN16931 keine E-Rechnung.
• Kurzfristig bieten sich Viewer-Tools an, um die maschinell verarbeitbaren Rechnungsinformationen für das menschliche Sachbearbeitungsauge auch lesbar zu machen.
• Eingangsrechnungen müssen gemäß der GoBD im Ursprungsformat verarbeitet sowie revisionssicher archiviert werden, womit eine Verarbeitung per Ausdruck nicht gestattet ist.
• Laut GoBD dürfen Papierrechnungen nach der Digitalisierung zwar vernichtet werden, allerdings ist hierfür eine lückenlose Verfahrensdokumentation erforderlich.
• Die E-Rechnung wird in Deutschland in drei Schritten eingeführt.

Das Wachstumschancengesetz umfasst eine E-Rechnungspflicht, die nahezu alle Unternehmen in Deutschland und auch der EU betrifft.

Die Einführung bei uns in Deutschland wird in drei Schritten erfolgen: Wir unterstützen Sie gerne bei jedem einzelnen dieser Schritte!

Schritt 1: Ab 01.01.2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können

• Lassen Sie sich von Ihrem IT-Team / IT-Dienstleister ein E-Mail-Postfach für Ihre eingehenden E-Rechnungen einrichten und Sie haben Ihre Annahmepflicht grundlegend erfüllt. Allerdings sollten Sie sich bewusst sein, dass E-Mails weder das sichereste noch zuverlässigste Medium sind, um Rechnungen im XML-Format zu empfangen.
• Die Hersteller von den meist genutzten Finanzbuchhaltungsanwendungen, wie DATEV und Sage, verfügen bereits jetzt über die Möglichkeit die E-Rechnungsformate XRechnung sowie ZUGFeRD zu verarbeiten. Auch andere Fibu-Hersteller werden hinsichtlich dieser in Deutschland gängigen Formate nachziehen müssen, um zukünftig wettbewerbsfähig bleiben zu können.
• Sollten Sie bei Ihren Prozessanpassungen zu dem Entschluss gelangen, dass Ihnen zwischen dem Download aus der E-Mail und dem Upload in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware etwas fehlt, um die Eingangsrechnungen in einem XML-Format überhaupt lesen und somit auch verarbeiten zu können, dann suchen Sie den direkten Dialog zu uns! Wir unterstützen Sie sehr gerne mit einem funktionsstarken Lösungsansatz, mit welchen sich diverse administrative, meist noch manuelle Arbeitsschritte automatisieren lassen und Sie Ihre wertvolle sowie limitierte Arbeitszeit für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen können. Zudem wir Sie mit einer ergänzenden Lösung unterstützen, wenn Ihnen E-Mails für den Empfang zu unsicher und für den Versand zu unzuverlässig sind.

Schritt 2: Ab 01.01.2027 muss jedes Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von 800K Euro auch E-Rechnungen versenden

• Nehmen Sie zeitnah Kontakt zu dem Anbieter Ihrer Branchensoftware / Ihres ERP-Systems auf. Die meisten Anwendungen werden entweder XRechnung oder ZUGFeRD unterstützen und somit auch der EU-Norm EN16931 entsprechen können.
• Sollten Sie noch keine Software im Einsatz haben oder Sie stehen vor der Herausforderung, dass Ihre Kunden verschiedene Rechnungsformate fordern, die Ihr System (noch) nicht abbilden kann, können wir Sie auch hier unterstützen! Mit unserem Lösungsansatz reduziert sich Ihr interner Aufwand auf einen Druckauftrag aus Ihrer gewohnten Anwendung und alle Ihre Debitoren können die Rechnungen in dem individuell geforderten Format empfangen. Da dieser Austausch der Rechnungsinformationen über eine dedizierte Plattform erfolgt, sind Empfangsbestätigungen möglich. Somit entfallen für Sie und Ihre Kunden zukünftig Aufwände sowie Diskussionen, da über das Übertragungsmedium E-Mail Rechnungen nicht zugestellt werden konnten.
• Nach aktuellem Stand sollen Ausgangsrechnungen innerhalb von 10 Tagen gestellt werden müssen, womit für viele Unternehmen die Möglichkeit besteht Zahlungsziele zu reduzieren und Ihre Liquidität zu optimieren.
  
  

Schritt 3: Ab 01.01.2028 muss jedes Unternehmen seine Rechnungsdaten an das Meldeportal der Finanzbehörden übermitteln

• Sie können Ihre Rechnungsdaten vermutlich manuell oder über eine Ihrer bestehenden Anwendungen (teil-)automatisiert hochladen
• Mit unserem Lösungsansatz melden Sie Ihre Rechnungsdaten vollautomatisiert und zeitgleich zum Rechnungsversand, da die dedizierte Rechnungsplattform auch mit dem Meldeportal der Finanzbehörden kommunizieren kann.
• Somit ergibt sich die positive Chance, dass die Vorsteueranmeldung schneller verarbeitet und die Steuerlast optimiert werden kann.